Il TAR Veneto con la sentenza n. 1903 del 18 dicembre 2023 ha parzialmente accolto il ricorso di un dipendente di una Pubblica Amministrazione che ha impugnato il diniego parziale all’istanza di accesso ai documenti per i quali gli è stata inoltrata una lettera di richiamo.
Fatto
Un impiegato pubblico ha ricevuto un richiamo scritto dalla Pubblica Amministrazione di cui è dipendente. A seguito del richiamo ha fatto istanza di accesso ai sensi dell’art 22 della l. n. 241 del 1990 (“Definizioni e principi in materia di accesso”) a vari documenti sulla base dei quali era stato adottato tale richiamo. L’Amministrazione, con un diniego tacito parziale, ha fornito solo alcuni dei documenti oggetto dell’istanza.
Per cui il lavoratore ha fatto ricorso al TAR lamentando la mancata, o comunque incompleta, ostensione da parte della PA di diversi documenti cartacei e digitali.
Il quadro giuridico di riferimento
Il TAR ha affermato che ai sensi dell’art. 22 della legge n. 241/1990 per “documento amministrativo” si ricomprende “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”.
Il TAR ha specificato come l’accesso è limitato a tali “documenti amministrativi”, non è possibile l’ostensione di informazioni in possesso della Pubblica Amministrazione che non abbiano la “forma di documento amministrativo, salvo quanto previsto dal decreto legislativo n. 196/2003, in materia di accesso a dati personali da parte della persona a cui i dati si riferiscono”.
Inoltre, per giurisprudenza costante, il diritto di accesso deve riguardare documenti specifici, già formati ed esistenti che non necessitino di attività di ricerca e di elaborazione da parte della Pubblica Amministrazione.
Le valutazioni del TAR
Individuato il quadro giuridico di riferimento il TAR ha, innanzitutto, stabilito la legittimità del ricorrente all’accesso, confermato anche dalla PA stessa che ha dato seguito all’istanza, anche se parzialmente.
Per cui il giudice ha verificato se il ricorrente ha diritto di ottenere l’ostensione ai sensi dell’art. 22 della legge n. 241/1990.
Il TAR ha stabilito che correttamente l’Amministrazione ha negato l’istanza di accesso ad un documento per mancanza di interesse all’ostensione, in quanto tale documento era già nella disponibilità del ricorrente. Allo stesso modo ha ritenuto comprensibili i motivi di rigetto dell’istanza per documenti afferenti ad “altra e diversa vicenda” e a documenti che avrebbero reso necessaria la “formazione ad hoc”.
Il giudice ha, al contrario, accolto la richiesta di ostensione a un file digitale di una fotografia, sulla base della quale la Pubblica Amministrazione ha intrapreso il procedimento disciplinare nei confronti del ricorrente.
Analogamente ha accolto l’istanza di accesso ad un messaggio di posta elettronica di cui la PA aveva fornito una copia priva dell’indicazione della data, orario e di altri dati informatici. In tal caso, la PA “avrebbe dovuto ostendere al ricorrente il file contenente il messaggio di posta elettronica “integrale”, cioè recante tutti i dati sopra ricordati, tenuto conto del fatto, peraltro, che si tratta di messaggio inviato da posta elettronica certificata“.
La sentenza
Per i motivi specificati il TAR ha parzialmente accolto il ricorso e ha ordinato alla PA di ostendere al ricorrente, entro 30 giorni dalla comunicazione della decisione, il file digitale relativo alla fotografia oggetto di contestazione e il messaggio di posta elettronica comprensivo dell’indicazione della data, orario e dei dati informatici o digitali visibili. Ha inoltre condannato la resistente a rimborsare al ricorrente l’importo del contributo unificato.
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