Controllo a distanza dei lavoratori: il Garante Privacy definisce i limiti sull’utilizzo di sistemi di monitoraggio dei dipendenti  

Con il provvedimento n. 7 del 16 gennaio 2025, il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha affrontato la tematica del controllo a distanza dei lavoratori, argomento sempre di rilevante importanza nel diritto del lavoro e nella disciplina della protezione dei dati personali.  

In merito, il Garante ha sottolineato che l’installazione di strumenti di controllo, come sistemi di localizzazione GPS o software di monitoraggio, è consentito solo per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza del patrimonio aziendale e degli stessi lavoratori, per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità perseguite.  

La vicenda in esame: la geolocalizzazione dei veicoli anziendali  

Il Garante si è pronunciato in merito a un reclamo presentato da un lavoratore nei confronti dell’ex datore di lavoro, lamentando la violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali a seguito dell’installazione di un sistema di geolocalizzazione sul veicolo aziendale, senza che gli fosse stata fornita l’informativa prevista ai sensi dell’Art. 13 GDPR. Veniva, inoltre, segnalata anche la mancanza dell’attivazione della procedura di garanzia prevista dallo Statuto dei lavoratori (legge 20 maggio del 1970, n. 300), che richiede il previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali oppure l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro per poter procedere all’installazione delle apparecchiature.  

La società, chiamata a formulare osservazioni sui fatti oggetto di reclamo, sosteneva di aver fornito l’informativa a tutti i dipendenti mediante l’affissione della stessa nella bacheca aziendale. Tuttavia, all’esito dell’istruttoria, emergeva che l’informativa in questione risultava comunque inadeguata a rappresentare compiutamente i trattamenti realizzati medianti il sistema di geolocalizzazione. Infatti, i dati acquisiti erano eccedenti e sproporzionati rispetto allo scopo e alle finalità dichiarate, considerato che il monitoraggio della posizione del veicolo avveniva in maniera continuativa, comprendendo anche le pause dall’attività lavorativa.  

Il quadro normativo di riferimento: art.5 de GDPR  

L’art. 5 del GDPR stabilisce che i dati personali devono essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato. Tale principio impone al titolare del trattamento l’obbligo di garantire un adeguato livello di chiarezza e di comprensibilità delle informazioni fornite agli interessati, traducendosi nella predisposizione di una informativa che sia adeguata alla luce delle finalità perseguite dal titolare del trattamento.  

Nel caso di specie, l’apposizione dell’informativa nella bacheca aziendale (senza l’adozione di informative semplificate sui singoli mezzi aziendali), seppur liberamente accessibile da parte di tutti i dipendenti della società, non risultava idonea a garantire un trattamento trasparente e adeguatamente informato dei dati in questione (oltre a presentare numerose incongruenze in merito ai trattamenti effettivamente posti in essere).  

L’acquisizione delle informazioni in modo continuativo da parte del sistema di monitoraggio, tra l’altro, si pone in contrasto con il principio di minimizzazione dei dati personali sancito all’art. 5, par. 1, lett. c) del GDPR, che richiede che i dati raccolti siano “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”. Infatti, le finalità perseguite dalla società – riconducibili ad esigenze organizzative, produttive o di sicurezza del patrimonio aziendale e degli stessi lavoratori – potevano essere perseguite anche mediante il trattamento di informazioni più limitate e circoscritte esclusivamente al momento dell’effettivo utilizzo del veicolo per finalità lavorative.  

Sul punto, si segnala che il Garante si era già espresso con il Provvedimento n. 396 del 28 Giugno 2018, ribadendo che, di regola, la posizione del veicolo non dovrebbe essere oggetto di monitoraggio continuo da parte del titolare del trattamento, ma solo nei casi in cui ciò risulti necessario per il conseguimento delle finalità legittime perseguite.   

Conclusioni  

Il Garante Privacy, dichiarando illecito il trattamento effettuato, ha irrogato una sanzione pecuniaria di 50.000 euro e ha intimato la società di predisporre un’informativa idonea a rappresentare compiutamente i trattamenti realizzati mediante il sistema di geolocalizzazione installato sui veicoli aziendali.